Opgave gerichte financiële sturing
Financiën zijn een middel om publieke respectievelijk maatschappelijke waarde te creëren. Wij willen onze financiële stuurinstrumenten richten naar de opgaven in en met de stad. De indeling van de programmabegroting en de beleidsindicatoren moeten daarop aansluiten.

In navolging op de sturing op de bedoeling en het inrichten van beheersing binnen het Sociaal Domein met inzet van 'soft controls', wordt er gezocht naar manieren om deze succesvolle aanpak breder in de organisatie in te zetten. Het model van de 'Levers of Control' van Simons is daarbij een mooi instrument, omdat het de balans in stand houdt tussen de nodige hard en soft controls. Hierin kunnen ook publieke waarden op een goede manier worden meegenomen. Daarbij wordt gekeken hoe we het verhaal en de sturing op de begroting laten aansluiten op de opgaven. Een aanpassing van de programma-indeling en –structuur kan daarvan onderdeel zijn.

Dereguleren
Binnen de bedrijfsvoering werken we continu aan het dereguleren daar waar het kan en veranderen ons continu om zo doelmatig en doeltreffend bij te kunnen dragen aan de opgaven van onze stad. Hiervoor richten wij een toekomstgerichte HR dienstverlening in en werken we een transitie van onze informatie- en procesmanagement kolom en een transitie inkoop uit.

IPM-transitie
Bij het werken aan de complexe opgaven van de stad spelen digitale oplossingen en sturing op basis van data in toenemende mate een onvermijdelijke rol. Om de organisatie daar goed in te ondersteunen en belemmeringen weg te nemen, is een ICT-organisatie nodig die snel en wendbaar kan inspelen op de behoefte van de organisatie. Onder de vlag van de IPM-transitie wordt daarom gewerkt aan het inrichten van multidisciplinaire teams, die op een kortcyclische manier kunnen werken aan oplossingen die de organisatie helpen om te werken aan de opgave. Uitgangspunt is aansluiten bij landelijke ontwikkelingen. Zo wordt er gewerkt aan een nieuwe infrastructuur waarin het accent ligt op data in plaats van op voorzieningen, waardoor er veel sneller aanpassingen in functionaliteit kunnen worden gedaan. Op die manier wordt er zowel technisch als in de organisatie gewerkt aan een meer opgavegerichte ICT-organisatie.

Van ambitie naar realiteit
Het nieuwe college en de organisatie hebben een hoge ambitie uitgesproken voor de komende jaren. De grote groei van de stad moet gepaard gaan met goed onderwijs, voldoende banen en betaalbare woningen voor iedereen. De groei grijpen we ook aan om een kwaliteitsimpuls te geven aan gezond stedelijk leven. Als organisatie zetten we deze opgaven centraal, zoeken we het contact met de stad en werken in netwerken (ambtenaar 3.0). Om deze ambities te realiseren zullen we dagelijks keuzes moeten maken welke opgaven we moeten oppakken en hoe we deze het beste kunnen uitvoeren om snel tot goede resultaten te komen. IPM ondersteund de organisatie hierbij door een versteviging van portfoliomanagement en door te gaan werken met programmaroadmaps. Goed ingericht portfoliomanagement geeft focus en richting aan de organisatie: we werken aan de juiste opgaven en zetten onze mensen en middelen zo effectief mogelijk in op deze opgaven. Een programmaroadmap stippelt vervolgens het werk uit dat nodig is om de opgave te realiseren. De roadmap bevat behapbare brokken werk die makkelijk opgepakt kunnen worden, zodat we snel de gewenste resultaten leveren.

Privacy en Informatiebeveiliging
Utrecht neemt de privacy zeer serieus, wat onder andere blijkt uit het feit dat we 3 jaar geleden al gestart zijn met de voorbereidingen om te voldoen aan de AVG.  Er is hard gewerkt aan transparant zijn over de data die we verwerken en over mogelijke datalekken die optreden, door middel van een register voor verwerkingen, camera’s en datalekken. We maken het voor de burger eenvoudig het inzagerecht uit te oefenen en nemen de rechten van de burger serieus door de risico’s voor privacy en informatiebeveiliging bij het realiseren van onze digitale ambities expliciet af te wegen (“Privacy by design”)
Een gedegen inrichting van privacy en informatiebeveiliging maakt veilig data delen en digitaal samenwerken mogelijk. Dit willen we doen zonder het primaire proces al te zeer te belemmeren.
Om hier invulling aan te geven zetten we een beweging in gang van “sec voldoen aan de normen” naar actief sturen op concrete risico’s/kansen die beheerst moeten worden om aan de bedoeling achter de normen te voldoen. Hiertoe is voor 2019 een privacy en informatiebeveiliging activiteiten-roadmap opgesteld die we voortvarend gaan uitvoeren.

Ketensamenwerking en zaakgericht werken
Burgers en andere belanghebbenden zien de gemeente als één organisatie en willen dat bij de gemeente ook zo ervaren. Vanuit deze behoefte en onze eigen ambitie willen we daarom ook de volgende verbeterslag maken met (keten)procesmanagement en zaakgericht werken, met als doel als één organisatie naar buiten toe te opereren en ambtenaren in staat te stellen effectief samen te werken. De oorspronkelijke doelstellingen rondom digitaal en zaakgericht werken (verbeteren dienstverlening, efficiëntieverbetering en volledig correct archiveren) zijn nog niet behaald. De belangrijkste geconstateerde belemmeringen zijn dat de huidige manier van samenwerken en de inrichting van technische voorzieningen, de realisatie van deze doelstellingen momenteel verhinderen. In dat licht vindt er momenteel een strategische herijking van aanpak en inrichtingskeuzes plaats. Het plan van aanpak beoogt het behalen van de oorspronkelijke doelstellingen alsook het ondersteunen van het opgavegericht werken. Om de medewerkers een moderne digitale werkplek en goede (samen)werk functionaliteit te bieden, wordt ook in de komende periode een technische upgrade gedaan van de kantoorautomatiseringsomgeving (Utrecht Digitaal Werken – UDW programma).

Inkoop
Zowel in 2016 als in 2017 heeft de interne controle door de audit afdeling geconstateerd dat in een aantal gevallen de Europese aanbestedingsregels onvoldoende zijn nageleefd. In 2016 betrof zich dat tot inhuur van medewerkers, in 2017 ging het om verlenging van inkoopcontracten buiten de aanbestede termijnen. In maart 2018 hebben we een transitieplan inkoop opgesteld waarin verbetervoorstellen zijn uitgewerkt om herhaling te voorkomen. Deze voorstellen leiden tot een uitbreiding van de inkooporganisatie, met name in de functie van decentraal inkoper. Het budget voor deze uitbreiding is deels verwerkt in de voorjaarsnota en voor een aanvullend deel in het coalitieakkoord, in combinatie met de ambities op circulair inkopen.
In elke inkoop kijken we naar de mogelijkheid om in de betreffende opdracht bij te dragen aan onze maatschappelijke doelstellingen. Dit kan zijn op het gebied van Co2 reductie, circulaire economie, maar ook (inter)nationale arbeidsvoorwaarden. Daar waar proportioneel, stellen we eisen aan de bedrijfsvoering van de leverancier, zoals het bepalen van een CO2 footprint. We voeren het in 2018 gepresenteerde een actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen uit. Hierin staan de kansrijke inkoopcategorieën benoemd, en welke maatschappelijke doelstellingen hierbij relevant zijn. In 2018 en 2019 worden per inkoopcategorie bij een aantal kansrijke aanbestedingen maximaal ingezet op de maatschappelijke doelstellingen. We rapporteren en monitoren daarbij de progressie ten aanzien van het ambitieniveau circulariteit, dat in het coalitieakkoord is verhoogd naar 33%, bij zowel uitvraag als contract.

Groeikader
De ruimte die jaarlijks in de begroting ontstaat als gevolg van de groei van de stad wordt bestemd voor uitgaven in verband met de groei van de stad. Hiervoor wordt het groeikader gehanteerd. In 2018 is het integraal groeikader geïntroduceerd en voor het eerst toegepast. In 2019 wordt dit kader verder ontwikkeld, bijvoorbeeld door ook Cultuur en Overheadontwikkeling systematisch te verwerken. Daarnaast evalueren we continu het referentiekaderdeel, om te monitoren of de uitgangspunten actueel en toereikend blijven.